Seit dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung im deutschen Geschäftsverkehr kein Zukunftsthema mehr. Wer Leistungen an andere Unternehmen abrechnet, muss sich mit neuen technischen Formaten, Übergangsfristen und internen Abläufen befassen. Dieser Ratgeber zur E-Rechnungspflicht zeigt, was für Unternehmen jetzt gilt, wo tatsächlich Handlungsbedarf besteht und warum eine PDF-Rechnung künftig nicht mehr automatisch als elektronische Rechnung zählt.
Was sich mit der E-Rechnungspflicht geändert hat
Die gesetzliche Neuregelung betrifft vor allem Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen, also B2B-Umsätze in Deutschland. Ihr Ziel ist es, die Umsatzsteuererhebung stärker zu digitalisieren und später ein elektronisches Meldesystem vorzubereiten. Für Betriebe bedeutet das zunächst nicht, dass ab 2025 jede Rechnung zwingend in einem bestimmten Format versendet werden muss. Entscheidend ist aber: Sie müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
Eine E-Rechnung ist rechtlich nicht einfach eine Rechnung, die per E-Mail verschickt wird. Sie muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Die Daten sollen also nicht nur für Menschen lesbar, sondern auch direkt von Buchhaltungs- oder ERP-Systemen auswertbar sein.
Eine klassische PDF-Datei erfüllt diese Voraussetzung in der Regel nicht. Sie gilt seit 2025 als „sonstige Rechnung“, ebenso wie eine Papierrechnung. Das ist kein rein sprachlicher Unterschied: Für die spätere Versandpflicht und für digitale Buchhaltungsprozesse ist das Format ausschlaggebend.
Für wen die E-Rechnungspflicht gilt
Betroffen sind grundsätzlich Unternehmer, die im Inland steuerbare B2B-Leistungen an andere inländische Unternehmer abrechnen. Dazu zählen große Unternehmen ebenso wie Handwerksbetriebe, Freiberufler, Agenturen, Einzelunternehmer und viele Vermieter mit umsatzsteuerpflichtigen Leistungen.
Nicht jede Rechnung fällt jedoch unter die neuen Vorgaben. Ausgenommen sind vor allem Rechnungen an Privatkunden, bestimmte steuerfreie Umsätze sowie Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro. Auch Fahrausweise sind von der Pflicht ausgenommen. Bei grenzüberschreitenden Geschäften gelten derzeit andere Regeln, sodass Unternehmen im DACH-Raum genau unterscheiden sollten, ob der Umsatz tatsächlich eine inländische B2B-Leistung betrifft.
Für Österreich und die Schweiz lässt sich die deutsche Regelung nicht einfach übertragen. Beide Länder haben eigene Anforderungen und Verfahren, etwa bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Wer über Ländergrenzen hinweg tätig ist, sollte Rechnungsprozesse deshalb nicht allein nach deutschem Recht aufsetzen.
Die Fristen: Empfang sofort, Versand schrittweise
Die Umstellung erfolgt in Deutschland in mehreren Stufen. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmer in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Eine gesonderte Zustimmung zum Empfang ist dafür nicht erforderlich. Praktisch reicht oft zunächst ein E-Mail-Postfach, das strukturierte Rechnungsdateien annehmen kann. Für eine ordentliche Weiterverarbeitung und Archivierung braucht es jedoch mehr als nur ein Postfach.
Beim Versand gelten Übergangsregelungen. Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen für inländische B2B-Umsätze grundsätzlich weiterhin Papierrechnungen oder sonstige elektronische Rechnungen, etwa PDFs, verwenden. Bei elektronischen Formaten außerhalb der gesetzlichen E-Rechnung ist regelmäßig das Einverständnis des Empfängers nötig.
Ab 2027 wird unterschieden: Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Jahr 2026 mehr als 800.000 Euro beträgt, müssen dann für die betroffenen Umsätze E-Rechnungen ausstellen. Kleinere Unternehmen dürfen noch bis Ende 2027 andere zulässige Rechnungsarten nutzen. Ab dem 1. Januar 2028 sollen E-Rechnungen im inländischen B2B-Bereich grundsätzlich zum Standard werden.
Die gestaffelten Fristen sind eine Entlastung, aber kein Grund zum Abwarten. Wer erst kurz vor dem jeweiligen Stichtag beginnt, muss Software, Datenqualität, Freigaben und Kundenkommunikation unter Zeitdruck anpassen.
Welche Formate zulässig sind
In der Praxis begegnen Unternehmen vor allem zwei Formaten: XRechnung und ZUGFeRD. Beide können die Anforderungen erfüllen, unterscheiden sich aber im Aufbau und im Arbeitsalltag.
Die XRechnung ist ein rein strukturiertes Datenformat auf XML-Basis. Sie ist für Menschen ohne zusätzliche Darstellung schwer lesbar, lässt sich aber sehr gut automatisiert verarbeiten. Sie ist besonders aus dem Umfeld öffentlicher Auftraggeber bekannt und für Unternehmen sinnvoll, die möglichst systemgestützt arbeiten möchten.
ZUGFeRD verbindet eine sichtbare PDF-Rechnung mit strukturierten Rechnungsdaten im Hintergrund. Der Empfänger kann die Rechnung wie gewohnt lesen, während Buchhaltungsprogramme die Daten automatisiert übernehmen können. Das ist gerade für kleinere Betriebe und gemischte Empfängergruppen praktisch. Entscheidend ist, dass die verwendete ZUGFeRD-Version und das Profil die gesetzlichen Anforderungen erfüllen.
Auch andere Formate können zulässig sein, sofern sie der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder die erforderlichen Rechnungsangaben korrekt und vollständig elektronisch übermitteln. Bestehende EDI-Verfahren bleiben unter bestimmten Voraussetzungen weiterhin möglich. Ob ein Format passt, hängt daher nicht nur von der Datei selbst ab, sondern auch davon, ob Sender und Empfänger sie verarbeiten können.
Ratgeber zur E-Rechnungspflicht: So gelingt die Umstellung
Der erste sinnvolle Schritt ist eine Bestandsaufnahme. Unternehmen sollten prüfen, wie Rechnungen heute erstellt, versendet, geprüft, gebucht und archiviert werden. Dabei zeigt sich oft schnell, ob die vorhandene Buchhaltungssoftware bereits E-Rechnungen erzeugen und einlesen kann oder ob ein Update, ein Zusatzmodul oder ein anderer Dienstleister erforderlich ist.
Danach kommt die Datenqualität in den Blick. Eine strukturierte Rechnung übernimmt Angaben nicht aus einem optisch gestalteten Dokument, sondern aus fest hinterlegten Datenfeldern. Firmenname, Anschrift, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Leistungsdatum, Zahlungsbedingungen, Artikeltexte und Steuersätze sollten daher einheitlich gepflegt sein. Uneinheitliche Stammdaten verursachen bei automatisierten Prozessen schnell Rückfragen und Korrekturen.
Ebenso wichtig ist der Eingangskanal. Rechnungen können in einem zentralen Funktionspostfach eingehen, in einem Portal bereitgestellt oder über eine Schnittstelle an das Buchhaltungssystem übertragen werden. Ein einzelnes E-Mail-Postfach ist für den Einstieg möglich. Wächst das Rechnungsvolumen, sind klare Zuständigkeiten, automatisierte Prüfungen und ein nachvollziehbarer Freigabeprozess jedoch deutlich weniger fehleranfällig.
Auch die Archivierung darf nicht nachgelagert behandelt werden. Rechnungen müssen nach den steuerlichen Aufbewahrungsvorgaben vollständig, nachvollziehbar und unveränderbar gespeichert werden. Bei einer E-Rechnung gehört dazu grundsätzlich die strukturierte Originaldatei. Nur einen Ausdruck oder eine umgewandelte PDF abzulegen, reicht nicht aus. Unternehmen sollten daher vorab klären, welches System die Dateien revisionssicher aufbewahrt und wie ein späterer Zugriff für Finanzverwaltung oder Steuerberatung gewährleistet wird.
Typische Fehler und wie sie sich vermeiden lassen
Ein häufiger Irrtum lautet: „Wir verschicken doch schon PDFs per E-Mail, also sind wir vorbereitet.“ Das stimmt nur teilweise. PDFs können während der Übergangsfristen weiterhin zulässig sein, ersetzen aber keine strukturierte E-Rechnung. Wer seine Prozesse jetzt lediglich beim PDF-Versand belässt, verschiebt die Umstellung.
Problematisch ist auch, die technische Frage vollständig an die Buchhaltung oder IT abzugeben. Die E-Rechnung betrifft mehrere Bereiche: Vertrieb und Auftragsabwicklung müssen Daten korrekt erfassen, die Buchhaltung braucht prüfbare Belege, die IT sorgt für Schnittstellen und Sicherheit, und die Geschäftsleitung muss über Kosten, Verantwortlichkeiten und Fristen entscheiden.
Nicht jeder Betrieb benötigt sofort ein komplexes ERP-Projekt. Ein Selbstständiger mit wenigen Rechnungen pro Monat braucht eine andere Lösung als ein Mittelständler mit mehreren Standorten, verschiedenen Warenwirtschaftssystemen und vielen Tausend Eingangsbelegen. Maßgeblich sind Rechnungsvolumen, bestehende Software, Kundenstruktur und der Grad der Automatisierung. Eine einfache, sauber eingerichtete Lösung ist besser als ein überdimensioniertes System, das im Alltag niemand zuverlässig nutzt.
Was Unternehmen jetzt konkret vorbereiten sollten
Auch wenn die Versandpflicht für viele Betriebe erst später greift, lohnt sich eine Vorbereitung im laufenden Jahr. Prüfen Sie zunächst, ob Ihre Software XRechnung oder ZUGFeRD empfangen, erstellen und archivieren kann. Klären Sie anschließend mit Steuerberatung, Softwareanbieter und wichtigen Geschäftspartnern, welche Formate und Übertragungswege vorgesehen sind.
Sinnvoll ist ein Testlauf mit ausgewählten Lieferanten oder Kunden. Dabei lässt sich prüfen, ob Rechnungsdaten korrekt ankommen, Anhänge richtig verarbeitet werden und Freigaben funktionieren. Gerade bei Rabatten, Abschlagsrechnungen, Gutschriften oder mehreren Steuersätzen zeigen sich mögliche Probleme früher als im Regelbetrieb.
Die E-Rechnungspflicht ist damit mehr als eine neue Dateiendung. Richtig vorbereitet, kann sie manuelle Eingaben reduzieren, Bearbeitungszeiten verkürzen und Fehler in der Rechnungsprüfung sichtbar machen. Der beste Zeitpunkt für die Umstellung ist nicht der letzte Tag einer Übergangsfrist, sondern der Moment, in dem sich Prozesse noch ohne Hektik testen und verbessern lassen.
